Adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili — Interventi su procedure aziendali
L’obbligo è di legge. Il vantaggio, se lo si costruisce bene, è tutto dell’imprenditore.
Il problema
L’articolo 2086 del codice civile chiede all’imprenditore assetti adeguati alla natura e alla dimensione dell’impresa, anche per rilevare tempestivamente la crisi.
Quasi tutti lo leggono come un adempimento, e lo trattano come tale: un documento, una firma, un archivio. Così l’adempimento c’è e il beneficio no.
Gli assetti adeguati, costruiti davvero, sono un’altra cosa. Sono il sistema che fa arrivare all’imprenditore l’informazione giusta nel momento in cui può ancora decidere. Non il mese dopo, quando resta solo da prendere atto.
Che cosa è stato costruito
Interventi mirati sulle procedure aziendali: chi fa che cosa, con quali tempi, con quali controlli e con quale informazione di ritorno al vertice. Non manuali da archiviare, ma procedure che l’organizzazione usa davvero, perché sono state costruite sul modo in cui quell’impresa lavora.
Come abbiamo lavorato
Un incarico sugli assetti comincia quasi sempre allo stesso modo, e quasi mai dal documento. Comincia da una riunione in cui si guardano i numeri veri, non quelli che si raccontano, e si dice ad alta voce quello che non torna.
È il momento più scomodo e il più importante, perché da lì la stanza può prendere due strade. Una è cercare di chi sia la colpa: costa poco, chiude la questione in tre parole e lascia il problema esattamente dov’era. L’altra è chiedersi che cosa si fa da lunedì mattina. Noi lavoriamo solo sulla seconda, e lo diciamo dall’inizio.
Da lì si procede dall’interno verso l’esterno. Prima si guarda come l’informazione cammina davvero in quell’impresa: chi sa una cosa, quando la sa, a chi la dice, e che cosa succede quando non la dice. Quasi sempre il problema non è che manchi un dato: è che il dato esiste e arriva al vertice troppo tardi perché serva a decidere. Poi si interviene sulle procedure, una alla volta, scrivendo chi fa che cosa, entro quando, e con quale controllo. Si scrive poco, e soltanto ciò che l’organizzazione userà: un manuale che nessuno apre è un adempimento, non un assetto.
Alla fine restano due cose. Un sistema che fa arrivare all’imprenditore i segnali mentre può ancora decidere, e qualche abitudine nuova nelle persone che ci lavorano. La seconda è quella che tiene nel tempo, e si costruisce soltanto facendo il lavoro insieme a loro, non consegnandolo.
Che cosa resta all’impresa
Il tempo. Un’impresa con assetti adeguati vede arrivare le cose prima, e chi vede prima ha ancora le mani libere. È tutta qui la differenza fra decidere e subire.